Existe um setor nas empresas que gerencia a burocracia de seus funcionários, utilizando como base a legislação trabalhista vigente. A esse setor denominamos departamento pessoal, o qual possui a sigla de DP, sendo geralmente chamado assim pelos funcionários.
Para organizá-lo é muito importante entender seu funcionamento e rotina e é por esse motivo que trouxemos várias informações para lhe ajudar.
Como funciona o DP?
Esse departamento se responsabiliza por manter organizado o que for relacionado a seus funcionários, como admissão, controle da jornada de trabalho, rescisões e afastamentos médicos.
Além disso, possui a tarefa de mediar o contato com alguns órgãos públicos, como o ministério do trabalho, INSS, FGTS dentre outros, gerando guias e enviando documentações necessárias, sempre de acordo com a lei vigente e mantendo assim sua empresa regularizada.
Esse setor também tem a importante missão de dar suporte aos diretores, acompanhando as equipes e fornecendo sempre informações corretas, impedindo assim a perda de prazos e possibilitando que a empresa tome providências de imediato.
Pense nisso, quanto maior o número de colaboradores e cargos será mais difícil o acompanhamento e isso exigirá mais profissionais capacitados para sua execução.
Por conta desse grande desafio é essencial que o DP mantenha-se atualizado e em conformidade com as leis vigentes, entregando assim tudo em seu prazo correto, evitando as famigeradas ações e multas.
O departamento pessoal e sua rotina diária
Todo mês esse setor foca em atividades operacionais e dinâmicas, focando os procedimentos na observância dos prazos e legislação.
Durante essa rotina podemos nos deparar com a contratação de funcionários, desligamentos e férias. Vamos explicar um pouco de cada rotina abaixo:
Admissão de funcionário
Assim que o processo seletivo é finalizado, a formalização da admissão do funcionário é realizada. Dentre as atividades nessa rotina estão a captura da documentação obrigatória, registro nos órgãos trabalhistas, criação e validação do contrato de trabalho.
Administração das horas trabalhadas
Outra função do departamento é gerenciar as horas trabalhadas por seus colaboradores, registrando e criando escalas de horários para os mesmos.
Essa rotina é essencial para a remuneração mensal do colaborador, onde sua jornada de trabalho, cálculos extras, adicionais e intervalos serão acompanhados para que a empresa não tenha problemas trabalhistas.
Fechar a folha de pagamento
Faz parte dessa rotina o gerenciamento das ocorrências do mês, como salário, 13º e os recolhimentos das taxas e contribuições, assegurando que esses cálculos sejam realizados corretamente, de acordo com a lei trabalhista e convenção coletiva.
O gerenciamento dos benefícios (vale-transporte, vale-alimentação, assistência médica, entre outros) também é importante para calcular corretamente a folha de pagamento, garantindo que todos os colaboradores saibam que os direitos e descontos aos quais tem direito estão de acordo com as normas trabalhistas e contrato de trabalho, tudo tem que estar alinhado com o setor contábil.
Gestão das férias
O departamento tem a responsabilidade de administrar os licenciamentos, atestados médicos, afastamentos ou acidentes de trabalho de seus colaboradores, além de enviar esses detalhes aos órgãos públicos. Ele também realiza o acompanhamento das férias, registrando e verificando se estão sendo cumpridos.
Por isso é muito importante que o departamento crie uma escala de férias, pois isso ajuda na avaliação da necessidade de alguma contratação, por exemplo nos casos de licença médica, além de deixar os colaboradores cientes de quando terão suas férias, evitando imprevistos, prazos errados ou penalização para a empresa.
Processo demissional
Efetiva o final de contrato dos funcionários, gerenciando tudo o que for necessário para sua rescisão. Nele é preciso atentar-se aos documentos, calculando o salário, 13º proporcional, férias, fundo de garantia, multas (caso necessário) e tudo que for proporcional ao tempo de trabalho, enviando essas informações aos órgãos públicos responsáveis, garantindo assim que a rescisão do colaborador esteja correta e dentro da lei.
Segurança e saúde
Responsável por certificar a saúde dos colaboradores que entram ou saem da empresa, adotando assim as medidas cabíveis. O DP conta com três tipos de exames nessa rotina: admissional, periódico e demissional.
Além disso, são elaboradas práticas intensas para melhorar a saúde do colaborador, incentivando através de benefícios complementares a prática de exercícios físicos que, além de fazerem muita diferença em sua saúde, também beneficiam a empresa.
Esperamos que com essas dicas você já saiba como funciona e qual a rotina do departamento pessoal. Assim você deverá ter uma menor burocracia e aumentar sua eficiência!