Uma coisa que é comum para todas as empresas, independente do seu porte, é a elaboração da folha de pagamento. Isto é, para que os funcionários possam receber seus salários é preciso desenvolver uma série de cálculos de acordo com a legislação vigente.
Para entender o que é uma folha de pagamento, bem como, a legislação a ser seguida e a sua importância, continue a leitura, onde apresentamos todas estas informações sobre o assunto.
Boa leitura!
O que é e para que serve a folha de pagamento?
De uma maneira simples, uma folha de pagamento é um documento obrigatório para qualquer empresa, é constituída por uma listagem das remunerações pagas aos funcionários. Além destes também estão incluídos os prestadores de serviços da empresa.
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A folha de pagamento também é conhecida como holerite e é regida pelo Decreto 3048/1999, em seu artigo 225. De acordo com esse artigo a empresa é obrigada a estruturar a folha de pagamento da remuneração paga, que tanto pode ser devida, como creditada a todos os respectivos segurados ao serviço.
Aliás, é essencial manter em cada estabelecimento, uma via da folha de pagamento, assim como os demais recibos.
Tendo isso em vista, a elaboração da folha é de fundamental importância para todas as empresas e, principalmente, para o setor de Recursos Humanos (RH).
Pois é responsável por fornecer as informações necessárias sobre cada um dos funcionários da empresa.
É fácil perceber que a folha de pagamento pode ser entendida como um retrato da atividade empresarial realizada, que reflete a remuneração de cada trabalhador.
Por exemplo, a diferença entre remuneração e salário serve para evidenciar esse ponto:
- Salário: valor pago ao funcionário devido aos serviços prestados e o tempo disponibilizado, composto pela importância definida, pelas gratificações legais e pelas comissões pagas;
- Remuneração: somatório do pagamento do salário incluindo as horas extras, adicionais, comissões, insalubridades, gratificações, dentre outros.
Assim, a folha de pagamento é um documento que tem um valor incalculável para a empresa em função das informações que são processadas e disponibilizadas.
Como saber o que deve constar da folha de pagamento
A folha deve ser elaborada de forma manual, mecânica ou eletrônica, com pagamento previsto para o quinto dia útil do mês.
Contudo, os avanços tecnológicos já tornaram o processo automatizado, tanto para a elaboração quanto para consulta dos funcionários.
Para saber quais informações são necessárias para elaboração da folha de pagamento é preciso consultar o decreto 3038/1999, que estabelece os requisitos necessários, que são:
- Dados do empregador;
- Dados do funcionário, cargo e função;
- Descontos oferecidos, como INSS, doações sindicais, FGTS, Vouchers etc.;
- Dias de trabalho;
- Valor das horas extras, adiantamento;
- Salários totais e líquidos;
- Segurados de grupo por categoria: empregados segurados, trabalhadores avulsos, contribuintes individuais e empregados contratados em determinado período;
- Destacar os nomes de seguradas que recebem o auxílio-maternidade;
- Informar o valor do abono de família atribuído a cada segurado ou autônomo.
Observando esses dados, fica fácil perceber a complexidade que envolve a elaboração de uma folha de pagamento. Principalmente, a necessidade de um profissional com expertise na área para garantir a assertividade do processo.
De fato, é fundamental ter o conhecimento aprofundado de toda a legislação que regula a folha de pagamento, bem como, a sua forma de cálculo, encargos e outras obrigações.
Além disso, também requer conhecimentos de matemática financeira no ramo da contabilidade.
Como calcular a folha de pagamento de forma assertiva
O primeiro ponto a ser observado para o cálculo da folha de pagamento é verificar o que consta no artigo 225, inciso II, do Decreto 3048/1999.
Deixando claro que existe todo um processo a ser desenvolvido para que a folha possa ser efetivamente calculada. Neste sentido, podemos considerar o seguinte passo a passo:
- 1º – Classificação do funcionário conforme sua categoria, que é regulamentada pela Convenção Coletiva;
- 2º – Desenvolver uma análise das horas de trabalho de cada funcionário a partir da folha de ponto, observando os seguintes itens:
- Horas trabalhadas e extras;
- Jornadas adicionais;
- Descanso remunerado;
- Incidência de faltas justificadas ou não.
- 3º – Verificar os descontos de encargos sociais como o INSS, o Imposto de Renda e a dedução do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
- 4º – Observar a dedução de benefícios legais, tais como:
- Vale-refeição;
- Vale-transporte;
- Contribuição sindical.
Tendo em vista todos esses passos, é fácil entender como o cálculo da folha de pagamento é um processo detalhado e minucioso. De fato, requer informações confiáveis e em tempo real, bem como conhecimento de legislação e dos cálculos.
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