A gestão de processos é indispensável e essencial para garantir que sua empresa esteja bem organizada e atue corretamente diante de seu cenário. Através dela, é possível concluir diversos pontos do negócio e avaliar como mover a situação ou problema para um contexto favorável.
No entanto, não é fácil administrar os processos de uma empresa. Cada companhia possui peculiaridades e, mesmo que vendam o mesmo produto, o modo de trabalhar varia para cada uma.
Por isso, existem pontos em comum que toda empresa com uma boa gestão de processos possui. Entenda mais sobre esse processo e como melhorá-lo em seu negócio.
O que é gestão de processos empresariais?
A gestão de processos empresariais se define como um conjunto de práticas utilizadas para aperfeiçoar diversas etapas organizacionais da empresa. Portanto, os gestores precisam ter em mente que seu trabalho é a melhoria dos processos de organização, identificando e estudando essas etapas.
Entre as vantagens dessa gestão, podemos citar a melhoria da qualidade, a redução de custos, o aumento da eficiência e da produtividade, entre muitas outras.
Dicas para melhorar a gestão de processos de sua empresa
Após entender o que é esse tipo de gestão, conheça 8 dicas que podem servir como guia para gerir os processos de sua empresa, aplicáveis independentemente do tipo de produto ou serviço oferecido.
Detecte os processos e mapeie os fluxos
Detectar os processos é o primeiro passo para se ter controle sobre como se dão os acontecimentos da sua empresa. Mapear os fluxos consiste em observar o comportamento dos processos da empresa e propor soluções adequadas ao contexto.
É semelhante a solucionar um problema matemático: primeiro detecta-se como é o funcionamento daquele contexto para, depois, aplicar os conhecimentos adquiridos. Através dessa primeira etapa, você entenderá onde precisa agir e focar suas energias corretamente.
Aposte na tecnologia
A tecnologia é uma peça-chave para a melhora da gestão de processos, devido à sua capacidade de automatizar e simplificar tarefas que tomariam muito tempo da equipe. Com os avanços de diversos meios tecnológicos, existem diversas maneiras de utilizá-los de acordo com o seu negócio.
Um excelente exemplo é o uso de softwares específicos para gestão, como os ERP (Enterprise Resource Planning). Com esse sistema, é possível automatizar processos, centralizar o fluxo de informações, acessar os dados em tempo real, reduzir erros humanos, aumentar a produtividade e muito mais. Quer saber como isso funciona? Veja esse conteúdo e entenda tudo sobre o sistema ERP!
Aplique novos canais de comunicação
Utilizar canais de comunicação eficientes permite que seu negócio entre em contato com mais facilidade tanto com clientes quanto com outras empresas e fornecedores. As redes sociais, e-mails, telefone, murais para recados, entre outros, são os principais exemplos.
Cada opção deve ser utilizada sabiamente em contextos apropriados. Tudo depende da situação atual do seu negócio. Porém, como os cenários não são tão previsíveis, recomenda-se que alimente uma boa quantidade de meios comunicativos para não ficar dependente de apenas um.
Torne mais dinâmica as atividades do dia a dia
Essa dica é essencial para melhorar o relacionamento interno entre os funcionários e aumentar a produtividade deles. Quanto mais dinâmica for sua empresa, maior é a garantia de que as obrigações serão cumpridas em prazos mais curtos e com maior qualidade.
Um ótimo exemplo são empresas que usam plataformas online para separar as tarefas que cada um deve realizar. Isso configura uma atividade mais dinâmica, pois facilita uma etapa que antes poderia ser difícil e atrasar possíveis ganhos da companhia.
Com essas qualidades aplicadas constantemente, não demorará para sua empresa sentir um maior número de vendas e mais satisfação dos clientes devido à qualidade do serviço.
Capacite sua equipe
Capacitar a equipe garante profissionais que permitem o crescimento de seu negócio independentemente dos tempos. Tanto os mais novos precisam estar cientes de como as coisas funcionam quanto os mais antigos, que precisam refrescar a memória ou aprender novas regras e atualizações que o mercado propõe.
A capacitação também colabora bastante para o relacionamento da empresa com o funcionário. Isso o torna mais motivado e determinado para evoluir em sua função, transformando-o em um grande aliado na missão de crescer o negócio.
Monitore os resultados
Os resultados devem ser monitorados para garantir que as práticas e as estratégias utilizadas pela empresa no mercado estejam corretas. Para medir os resultados, é possível verificar os fatores responsáveis por informar se sua empresa teve um bom período.
Além dos Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs), verificar se as metas foram cumpridas no prazo, aumento ou diminuição do número de vendas, o grau de satisfação dos clientes e outros.
Por fim, sempre que possível, compare os resultados de um período para outro e estude as diferenças entre eles. Através disso, é possível detectar falhas e investir ainda mais nos pontos que promoveram avanços na empresa.
Determine metas inteligentes e claras
A criação de metas inteligentes é necessária para manter sua equipe em foco para alcançar os objetivos necessários para o sucesso do negócio. Mas, antes de tudo, o que seria uma meta inteligente?
Esse tipo de meta é caracterizado pela quantidade de problemas que ela pode resolver quando cumprida. Lucro é uma meta boa para todo negócio, por exemplo. Lucro com baixo custo em determinado tempo para desenvolver certo setor da empresa é uma meta inteligente.
Para criar suas metas inteligentes e claras, você deve pensar na situação de seu negócio atual e responder com sinceridade às seguintes perguntas:
- O que minha empresa precisa para crescer?
- O quanto a minha empresa deve crescer neste período?
- Quais possíveis melhorias existem para esse negócio?
- Como a equipe precisa atuar para o crescimento da empresa?
De nada adianta ter profissionais talentosos para a montagem de carros, por exemplo, se nenhum deles souber onde desejam chegar, correto? Portanto, tire um tempo para pensar sobre cada uma dessas perguntas quando for montar sua gestão de processos. Elas serão decisivas para saber como lidar com as diversas camadas existentes da empresa.
Crie um mapa do processo ideal
Por fim, a última dica consiste em propor como seria o processo ideal para sua equipe através das ferramentas necessárias. Existem diversas padronizações existentes no mercado, mas você está livre para utilizar o meio que mais consiga comunicar suas informações com precisão. Gráficos, fluxogramas e diagramas são exemplos para isso.
Antes de criar esse mapa, uma prática bastante eficiente é rascunhar ideias no papel e estudar a eficiência delas para a situação de seu negócio. Faça isso sem muito compromisso no começo e conforme os dados ficarem mais claros, coloque as ideias mais consistentes em seu rascunho.
O seu melhor aliado para a criação de um mapa são as pesquisas. Busque tanto sobre os conceitos teóricos e veja também empresas bem-sucedidas que vendem o mesmo produto que o seu negócio.
Espera-se que todo o conteúdo proposto permita que você entenda como funciona a gestão de processos. Você gostou? Compartilhe com seus amigos!