A empresa que não respeita os prazos de guarda de documentos corre o risco de pagar multas. Entenda mais sobre o assunto!
O planejamento e organização dos documentos da empresa é um assunto relevante no âmbito da gestão e segurança jurídica de qualquer negócio. Independente do porte ou ramo de atuação, o gestor deve estar atento às regras envolvendo a guarda dos documentos fiscais, tributários e contábeis do negócio.
Muito além de organizar os documentos em caixas e arquivos é fundamental saber quais são os prazos de guarda, as boas práticas de gestão de informações e o controle de acesso a esses documentos. Isso ajuda, inclusive, em casos de fiscalização.
Quais são os principais documentos que devem ser guardados?
A organização de documentos é uma atividade comum nas empresas e pode fazer toda a diferença na proteção jurídica e financeira do negócio.
Entretanto, é comum encontrar empresários que não conhecem as regras de guarda dos documentos em suas empresas.
De forma geral, os principais documentos que devem ser guardados são aqueles relacionados aos contratos de trabalho e ao recolhimento de tributos — notas fiscais, guias de recolhimento, declarações entregues ao fisco e documentos contábeis.
A média do prazo de guarda destes documentos é de cinco anos, entretanto, a regra varia conforme o tipo de documento, sendo que alguns precisam ficar arquivados por tempo indeterminado.
Nos casos em que a empresa não proceder com o armazenamento dos documentos dentro do período estabelecido, ela corre o risco de ter que recolher o tributo novamente e ainda ser penalizada com uma multa por não apresentar a documentação em caso de fiscalização.
Quais são os prazos de guarda dos documentos?
Alguns documentos tributários precisam ser armazenados pelo período de cinco anos, no caso dos trabalhistas, documentos como folha de pagamento e registro eletrônico devem ser armazenados por no mínimo dez anos e os documentos relacionados do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, por pelo menos trinta anos.
Já no caso do contrato de trabalho e livro de empregados, é recomendado que os mesmos sejam arquivados por tempo indeterminado, face a eventual necessidade de análise para concessão de benefícios previdenciários ao trabalhador.
Mesmo as empresas enviando informações ao eSocial, a recomendação é que ainda se mantenha o registo e arquivamento destes documentos, por uma questão de segurança. Confira a seguir os prazos de guarda dos principais documentos de uma empresa!
Prazo de guarda: 5 anos
Dos documentos tributários, devem ser guardados pelo prazo mínimo de cinco anos:
- Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
- Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
- Declaração de ajuste anual;
- Declaração de rendimentos de pessoa jurídica (DIPJ);
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
- Imposto de Renda;
- Livros Fiscais e Contábeis;
- Notas fiscais, recibos e outros comprovantes de lançamentos;
- Programa de Integração Social (PIS);
- Simples Nacional; e,
- Sistemas eletrônicos de dados — escrituração fiscal e/ou contábil.
No que diz respeito aos documentos trabalhistas, devem ser guardados pelo prazo mínimo de cinco anos:
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
- Contribuição Previdenciária (GPS);
- Contribuição Sindical (GRCSU);
- Controle de ponto;
- Recibo de pagamento de salário, férias e décimo terceiro salário; e,
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).
Prazo de guarda: 30 anos
Alguns documentos têm prazo de guarda maior e as empresas precisam manter um controle adequado com relação não só ao arquivamento mas também à conservação destes documentos. Confira quais são eles:
- Guia de recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e Informações à Previdência Social (GFIP);
- Guia de Recolhimento do FGTS da rescisão e da Contribuição Social (GRFC); e,
- Fundo de Garantia por Tempo de Serviço.
Prazo de guarda: 10 anos
Devem ser mantidos arquivados pelo período mínimo de dez anos, os seguintes documentos:
- Folha de pagamento;
- Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas; e,
- Sistemas eletrônicos de dados previdenciários.
Prazo de guarda: 2 anos
O Termo de rescisão do contrato de trabalho, aviso-prévio e pedido de demissão devem ser guardados pelo prazo mínimo de dois anos.
Prazo de guarda: indeterminado
Os documentos trabalhistas que precisam ser mantidos arquivados por prazo indeterminado são:
- Contrato de Trabalho; e,
- Livro ou ficha de registro de empregado.
Quais são as melhores práticas de arquivamento de documentos da empresa?
A orientação aos gestores é que eles mantenham não só o controle do arquivamento dos documentos mas também a sua conservação. Por isso, além do arquivamento físico em caixas e arquivos especiais, pode ser interessante apostar no uso da tecnologia. Atualmente é possível encontrar inúmeras opções de plataformas de armazenamento de arquivos na nuvem.
Muito embora essa estratégia demande um certo de trabalho na digitalização, pode ser uma alternativa que amplie a segurança do arquivamento. Mesmo com arquivos digitais é interessante que o empresário mantenha cópias físicas de segurança e vice-versa.