Essa pode parecer uma tarefa difícil de ser concluída, mas não precisa se tornar um problema para a sua vida. Temos dicas que podem ajudar, e muito, nessa finalização de tarefa.
Sabemos que vários gestores acabam passando para frente a tal migração de ERP por ser um procedimento que engloba todos os departamentos de uma empresa e isso dá muito trabalho.
Mas, é preciso entender que, manter aquele velho sistema que não corresponde aos tempos atuais também vai causar prejuízos para a parte que mais precisa ser mantida em funcionamento: a produtividade.
Te convencemos da importância dessa migração? Então largue o medo e siga algumas orientações que podem te ajudar nessa atualização.
Qual o primeiro passo para concluir a migração ERP?
Primeiramente, para explicar do que se trata essa migração para aqueles que não conhecem, ela equivale a mudança de um sistema operacional utilizado para a gestão de uma empresa para outra muito melhor e moderno.
Parece simples demais para causar tanto alvoroço, não é? A questão é que isso acaba afetando todas as áreas dessa empresa, principalmente as que fazem uso de sistemas tecnológicos – praticamente todas hoje em dia.
Aí já viu né? Pânico de causar prejuízos.
Muitas vezes essa mudança ocorre por problemas com o sistema anterior, sinais de estar muito ultrapassado ou simplesmente reclamações dos colaboradores que precisam utilizá-lo com agilidade para tornar seus dias mais produtivos.
Eles costumam ser implantados aos poucos, para não gerar uma pane mental em todo mundo.
Escolhendo o sistema certo para o seu negócio
Estude as opções muito bem e entenda os diferenciais que eles apresentam. Tenha certeza de que esse novo escolhido atenda com perfeição tudo que a empresa necessita no momento. Se dá trabalho migrar uma vez, imagina várias vezes seguidas.
Nem pensar né? Por isso, pense com sabedoria antes de bater o martelo naquele que fará parte da sua equipe.
Conheça os seus procedimentos de forma minuciosa
Tenha um mapa de todos os processos que cada setor precisa para trabalhar de forma rápida e tranquila. Isso vai ajudar na definição de módulos que podem ser importantes para o seu ERP e, dessa forma, definir quais sistemas vão aprimorar essas tarefas com perfeição.
Treinando todo mundo
Sim, você vai precisar treinar a sua equipe para que o sucesso da instalação do novo sistema seja concluído. Afinal, são os colaboradores que mais vão utilizar essa plataforma e eles precisam ter noção de suas funções para que não tenham problemas na hora que mais precisarem dele.
Para que não seja necessário todos pararem ao mesmo tempo, você pode gerar treinos por partes. E esses primeiros serão replicadores naturais para os demais que ainda não conseguiram conhecer o novo sistema.
Monitorando a utilização
Mesmo após o início da utilização do novo ERP, é preciso que exista um monitoramento de perto para ter certeza de que tudo está funcionando corretamente e entregando aquilo que foi prometido.
Provavelmente, a adaptação não será um processo feito de um dia para o outro, mas, com o empenho dos responsáveis em se manter por perto e acompanhar a evolução, vai tornar tudo muito mais simples.
Processos on-line
Quando pensar na escolha do seu sistema, leve em consideração aqueles que ficam on-line, ou seja, que podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer momento, já que, assim, você ganha em agilidade.
E isso não significa investir em computadores de última geração, só é preciso ter acesso a nossa atual nova amiga, a internet.
Caso você esteja preocupado com a segurança, saiba que só é preciso alguns cadastros de usuários e suas respectivas senhas para que todo esse processo seja feito de forma tranquila.
Integração
Outro detalhe muito valioso é a integração entre os departamentos, o que torna a comunicação interna muito mais rica. As informações ou atualizações são demonstradas para todos ao mesmo tempo, de forma única.
Nada mais de ter que passar em várias salas diferentes para conseguir a autorização de cada departamento antes de fechar uma compra de material, por exemplo.
Isso não é ótimo?
Usando a intuição
Existem alguns ERPs que são muito complicados e deixam a gente confuso demais na utilização. Isso é totalmente desnecessário e pode afetar diretamente a produção dos seus colaboradores.
Fuja desses!
Escolha aqueles que possuem telas tão simples que se tornam intuitivas. Você não precisa de um manual complicado para achar aquilo que precisa e procura. Uma dica boa de software erp é o da Gestão Click, por atender todas as dicas dadas ao longo do artigo!
Afinal, quando uma mudança dessas acontece, tudo que você mais quer é achar tranquilidade para o seu dia a dia e não ser perturbado por mais uma dor de cabeça.